A. Phím tắt của PowerPoint 2007
Nếu bạn thích sử dụng bàn phím hơn chuột, chắc chắn bạn nên biết phím tắt trong
Office 2007. Cách thiết kế Ribbon cũng đã kèm với cách sử dụng phím tắt mới, cách này có hai ưu điểm là có thể sử dụng một nút đơn cho phím tắt hoặc sử dụng tổ hợp phím.
Để sử dụng phím tắt bạn thực hiện:
1. Nhấn phím Alt trên bàn phím.
2. Những ký tự và con số xuất hiện trên hầu hết các trên phần của Ribbon được gọi là
Key Tips, những ký tự sẽ hiện trên các tab của
Ribbon và nút
Microsoft Office, còn ký số sẽ xuất hiện trên
Quick Access Toolbar. Bây giờ bạn có thể sử dụng nó để có thêm nhiều lệnh và nút khác. Ví dụ nhấn nút “
H” để hiện lên
Key Tip cho tất cả các nhóm trên
tab Home.
3. Sau đó nhấn
Key Tips trong nhóm để thực hiện một lệnh nào đó, chẳng hạn bạn nhấn Alt, rồi H, rồi L thì bạn sẽ có lệnh layout cho bài thuyết trình.
Còn những phím tắt trước đây như thế nào? Nó vẫn được sử dụng bình thường với PowerPoint 2007. Chẳng hạn như phím tắt Ctrl + C là lệnh copy và phím tắt Ctrl + V là lệnh dán.
B. Tìm hiểu về workspace (không gian làm việc)
Hình ảnh trên được gọi là Normal View, khi bạn mở PowerPoint, thì bạn sẽ thấy Normal View của bài thuyết trình, bạn làm việc ở đây để tạo ra các slide, có ba khu vực chính của Normal View:
1. Slide pane là khu vực lớn ở giữa, bạn sẽ làm việc chủ yếu tại đây.
2. Trên slide, những hộp được tạo thành bởi những chấm đứt quãng được gọi là
placeholders. Chính nơi này bạn nhập dữ liệu, hình ảnh, biểu đồ và những thứ khác như file âm thanh, video clip.
3. Những hộp nhỏ phía bên trái gọi là
thumbnail, khu vực này được gọi là tab
Slide và bạn có thể chọn
slide thumbnails (hình thu nhỏ của các slide) ở đây để tìm và di chuyển tới các
slide khác.
4. Khu vực phía bên dưới là
notes panel, nơi bạn có thể nhập những ghi chú cần thiết.
C. Thêm slide mới vào bài thuyết trình
Khi chạy chương trình, PowerPoint chỉ có một slide trên màn hình bạn muốn thêm các slide khác thì cách thông dụng là chọn New Slide, trên tab Home tab, như hình trên. Có hai cách để sử dụng nút này:
1. Nếu bạn click phần trên của nút này, một khung mới sẽ xuất hiện bên dưới tab
Slide.
2. Nếu bạn click phần dưới của nút này, bạn sẽ có một thư viện
layouts cho
slide để bạn có thể chọn lựa để thêm vào bài thuyết trình.
D. Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide
1. Slide tiêu đề (
Title Slide) trong hình trên có thể tìm kiếm trong
Layouts Gallery. Thường trong
Slide tiêu đề sẽ ghi tên bài thuyết trình và các thông tin liên quan như tác giả v.v…
2.
Layout của
Slide tiêu đề bao gồm điểm định sẵn
(placeholder) cho tiêu đề chính và tiêu đề phụ.
3. Layout bạn sẽ sử dụng cho hầu hết các slide khác được gọi là
Title and Content (tiêu đề và nội dung), bạn có thể thấy trong
Layouts Gallery.
4. Trên layout của các
slide này có một
placeholder cho tiêu đề và một
placeholder cho việc nhập nội dung văn bản
(text), hình ảnh
(picture), phim ảnh (movie), biểu đồ
(chart), …
E. Nhập nội dung văn bản vào slide
1. Bạn có thể sử dụng nhiều cấp khác nhau để thể hiện các nội dung chính và các nội dung phụ tương ứng
2. Trên
Ribbon, sử dụng lệnh trong nhóm
Font để có thể thay đổi cách định dạng cho các ký tự, màu sắc và kích cỡ chữ.
3. Sử dụng lệnh trong nhóm
Paragraph để thay đổi định dạng các đoạn
text như định dạng danh sách, xuống dòng.
F. Chèn slide từ một bài thuyết trình khác
Bạn có thể sử dụng những slide từ bài thuyết trình khác bằng cách:
1. Trên tab Home, click mũi tên trên
New Slide, nếu muốn chèn một
slide mới thì bạn chọn
layout cho nó trước.
2. Phía dưới
layout gallery, chọn
Reuse Slides.
3. Trong
Reuse Slides, dưới
Insert slide from, chọn Browse để tìm bài thuyết trình có những
slide bạn muốn chèn và sau đó nhấp vào mũi tên để mở những
slide này.
4. Khi đã có những
slide bạn cần, chọn
Keep source formatting bên dưới cửa sổ, nếu bạn muốn giữ nguyên
slide thì trước khi chèn bạn cần chọn
Keep source formatting. Nếu không chọn thì nó có định dạng giống như
slide bạn đang làm việc.
5. Chọn
slide bạn muốn chèn. Các
slide sẽ được
copy sang bài thuyết trình mà bạn đang làm.
G. Tạo ra những ghi chú cho người thuyết trình (speaker notes)
1. Khi xây dựng nội dung cho
slide, bạn có thể nhập những ghi chú trong ô
Notes phía bên dưới
slide.
2. Bạn có thể nới rộng ô
notes để dễ dàng làm việc bằng cách kéo thanh chia tách
(Split bar).
3. Những ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ trong một trang ghi chú bao gồm bản sao của
slide với những ghi chú.
H. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)
Mỗi bài thuyết trình có một chủ đề. Chủ đề xác định phong cách và màu sắc cho slide của bạn, hình trên là ba kiểu slide có cùng một nội dung, nhưng với ba chủ đề khác nhau. Một chủ đề thường gồm có:
• Thiết kế nền
• Màu sắc
• Kiểu và kích cỡ font chữ
• Vị trí các
Placeholder (điểm định sẵn)
óChủ đề màu sắc ảnh hưởng đến màu hình nền, màu font chữ, màu đường viền và những yếu tố khác như bảng biểu và biểu đồ.
I. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)
Mỗi bài thuyết trình mới bắt đầu với một chủ đề mặc định mà nó được gọi là Office Theme (chủ đề văn phòng). Cách chọn một chủ đề bằng cách nhấn vào tab Design và tìm một chủ đề cho bài thuyết trình của mình.
1. Chủ đề mẫu bạn thấy sẽ nằm trong nhóm
Themes.
2. Để tìm thêm chủ đề, click nút
More mũi tên bên phải của nhóm
Themes.
3. Khi chỉ con trỏ vào bất cứ chủ đề mẫu nào, bạn sẽ thấy nó hiện chủ đề đó lên
slide